Håndtering af dine personoplysninger ved jobsøgning

Formål:

Hvorfor er det vigtigt at have fokus på håndtering af personoplysninger ved jobsøgning?

Formålet med at indsamle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos Svanerent ApS.

Når du ansøger om en stilling, giver du dit samtykke til, at Svanerent ApS, Granvej 2, 8800 Viborg, CVR-nr.: 34488614 må behandle dine personoplysninger, også kaldet persondata, med det formål og på den måde, som vi har beskrevet det i det følgende.

Som jobansøger giver du et frivilligt samtykke til, at vi må behandle dine personoplysninger, og at vi kan kontakte dig, hvis du kommer i betragtning til den stilling, som du har søgt, eller hvis vi mangler information om dig for at kunne færdigbehandle din ansøgning.

Når du søger en stilling hos os, modtager og behandler vi en række personoplysninger om dig. Det betyder, at vi er dataansvarlig for de personoplysninger, som vi behandler om dig.

Du finder vores kontaktoplysninger her:

  • Svanerent ApS
  • Granvej 2, 8800 Viborg
  • CVR 34488614
  • Mail@svanerent.dk
  • Tlf.: 88185800
  • Dataansvarlig: Henrik Andersen

I forbindelse med rekrutteringsprocessen behandler vi almindelige personoplysninger om dig, men det kan også ske, at vi behandler særlige personoplysninger som CPR-nr. eller oplysninger om strafbare forhold.

Der er ikke kun lovgivningen at tage hensyn til, når det drejer sig om håndtering af personoplysninger. Dataetik er lige så vigtig en del – og den finder du her: https://svanerent.dk/dataetik-hos-svanerent-aps/

Når vi modtager din ansøgning:

I rekrutteringsprocessen er det de personoplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter, der bliver registreret.

Det vil typisk være følgende oplysninger:

  • Navn, adresse, fødselsdato, køn, telefonnummer, e-mailadresse, billede, CPR-nr., ægteskabelig status, uddannelse(r), karrierehistorik, kørekortoplysninger, anbefalinger/referencer.

Vi registrerer (opbevarer din fremsendte ansøgning) de fremsendte oplysninger i vores mailsystem, Outlook eller Brandero. Ved ansættelse opbevares dine oplysninger fysisk i personalemappen, samt i Office 365. Den fysiske personalemappe opbevares i et aflåst skab.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (b)* som hjemmel, da der er tale om personoplysninger, som du selv har fremsendt til os med henblik på at blive ansat.

*Behandling er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som den registrerede er part i, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.

 

Vi vurderer ansøgningen:

Vi vurderer specifikt hver enkelt ansøgers kvalifikationer i forhold til den opslåede stilling. Når vi har læst ansøgningerne, udvælger vi kandidater til ansættelsessamtale(r). De kandidater som ikke er blevet indkaldt til samtale får besked om dette.

Når vi har udvalgt dig til ansættelsessamtale:

I forbindelse med ansættelsessamtalerne modtager vi yderligere oplysninger om dig, som vi noterer til brug for det videre rekrutteringsforløb. Behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af kontrakt, som den registrerede er part i, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af kontrakt.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (b)* som hjemmel, da der er tale om personoplysninger, som du selv har oplyst med henblik på at blive ansat.

*Behandling er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som den registrerede er part i, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.

 

Oplysninger fra tidligere arbejdsgiver:

I nogle stillinger er det nødvendigt at indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere. Hvis vi indhenter referencer fra en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere, registrerer vi oplysningerne, som vi modtager.

Vi anvender dit samtykke efter databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (a)** som hjemmel til at behandle disse oplysninger, og du vil derfor blive bedt om at give dit samtykke, inden vi kontakter en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne ovenfor. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. De påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

**Behandling er kun lovlig, hvis og i det omfang mindst ét af følgende forhold gør sig gældende: Den registrerede har givet samtykke til behandling af sine personoplysninger til et eller flere specifikke formål.

 

Opholds- og arbejdstilladelse:

Det er en betingelse for ansættelsen, at du har gyldig arbejds- og opholdstilladelse. For at sikre dette kan vi bede om en kopi af dit pas i forbindelse med ansættelsen. Hvis du på grund af dit statsborgerskab skal have arbejds- og opholdstilladelse for at arbejde lovlige i Danmark, indhenter vi også en kopi af din arbejds- og opholdstilladelse. Vi anvender databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) c*** som hjemmel, når vi indhenter kopi af dit pas og eventuel arbejds- og opholdstilladelse, da vi har pligt til at sikre dette efter udlændingelovens §59, stk. 5.

***Behandling er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige.

 

Opbevaring af ansøgning med henblik på senere rekruttering:

I nogle situationer vil vi gerne gemme din ansøgning, selv om du har fået afslag, med henblik på senere rekruttering. Hvis vi vil gemme din ansøgning, vil vi bede om dit samtykke til dette.

Straffeattest opbevares ikke, men slettes efter rekruttering. Hvis vi har indhentet kopi af din straffeattest i forbindelse med rekrutteringen, så sletter vi den, så snart vi har registreret, at vi har set din straffeattest.

Opbevaring og sletning:

Hvis du får afslag, sletter vi de oplysninger, som har været en del af rekrutteringsprocessen i din personalemappe. Hvis du bliver ansat, gemmer vi de oplysninger, vi har registreret om dig, inden for 1 måned efter endt rekruttering.

Dine rettigheder:

Efter lovgivningen i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven har du en række rettigheder.

  • Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os.
  • Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig.
  • Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
  • Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
  • Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
  • Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
  • Hvis du gerne vil have indsigt, begrænse eller rette informationer skal du kontakte os på vores mail: mail@svanerent.dk

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Kan jeg ombestemme mig?:

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage og få slettet dine oplysninger. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, skal du være opmærksom på, at du ikke længere kan deltage i ansøgningsprocessen eller komme i betragtning til eventuelle nyopslåede stillinger i perioden, da vores behandling af din ansøgning kræver dit samtykke. Hvis du vil trække dit samtykke tilbage, kan du kontakte os på mail@svanerent.dk

Kan jeg klage?:

Ønsker du at klage over vores håndtering af personoplysninger ved jobsøgning kan det ske til Datatilsynet, Borgergade 28, 1300 København K, tlf.: 33193200 eller via e-mail: dt@datatilsynet.dk

Dataansvarlig:

Dine personoplysninger indsamles og behandles af:

  • Svanerent ApS
  • CVR-nr.: 34488614
  • Granvej 2, 8800 Viborg