Svanerents Whistleblowerpolitik
Whistleblowerpolitikken har til formål at forklare, hvordan whistleblowerordningen fungerer hos Svanerent. Politikken har endvidere til formål at sikre, at potentielle anmeldelser ikke går tabt grundet usikkerhed omkring ordningen.
Svanerent har etableret en whistleblowerordning, der følger EU-direktiv 2019/1937.
Svanerents whistleblowerordning bliver håndteret af WhistleSystem ApS, hvilket sikrer en komplet anonym og sikker anmeldelsesproces for whistlebloweren. Whistleblowerordningen skal anvendes, hvis medarbejdere eller andre interessenter oplever alvorlige forseelser eller lovovertrædelser der sker i, eller i forbindelse, med Svanerent. Hvilke forhold, der blandt andet kan anmeldes er beskrevet yderligere i whistleblowerpolitikken under ”Hvad kan anmeldes?”.
Svanerent opfordrer til, at medarbejdere, ved oplevelse af forseelser eller lovovertrædelser, kontakter deres nærmeste leder og fortæller om hændelsen. Dette er dog ikke altid den mest optimale fremgangsmåde og kan forårsage at anmeldelser går tabt. Derfor har Svanerent etableret en whistleblowerordning der, i det tilfælde at man ikke ønsker/kan gå til sin nærmeste leder eller ønsker at være anonym, gør det muligt stadigvæk at kunne anmelde forseelsen.
Anmeldelser kan foretages af alle. Hos Svanerent omfatter det både medarbejdere og andre interessenter der har fået kendskab til en forseelse.
Whistleblowerens anmeldelse kan både omhandle personer, situationer og hændelser. De personer der kan rapporteres om er i udgangspunktet alle interessenter, så længe anmeldelsen er relevant efter kriterierne under ”Hvad kan anmeldes?” nedenfor og i forbindelse med Svanerent.
Svanerent har valgt følgende som administratorteam:
Administrator (Henrik Andersen), Administrator (Lena Winsløv Lundbek)
Hvad kan anmeldes?
Whistleblowerordningen kan kun benyttes, hvis anmeldelsen omhandler alvorlige forseelser eller overtrædelser. Det vil sige, at ting som samarbejdsvanskeligheder, utilfredshed med faciliteter eller utilfredshed med vilkår ikke kan anmeldes igennem whistleblowerordningen. I sådanne tilfælde henvises til den nærmeste leder.
Eksempler på områder der kan rapporteres igennem whistleblowerordningen omfatter, men begrænser sig ikke til, følgende punkter:
- Sexisme
- Seksuelle krænkelser
- Fysisk vold
- Diskrimination
- Økonomisk kriminalitet
- Arbejdssikkerhed
- Forbrugerbeskyttelse
- Produktsikkerhed
- Brud på udbudslovgivningen
- Brud på persondatalovgivningen
- Brud på miljømæssig lovgivning
- Hvidvaskning
Det er dog Svanerents politik, at vi hellere vil have én anmeldelse for meget end én for lidt for at sikre, at vi modtager alle relevante anmeldelser. Det betyder, at hvis du er i tvivl om din anmeldelse falder ind under ovenstående, så opfordres du til at sende anmeldelsen.
Hvordan rapporterer man?
Whistlebloweren kan få adgang og anmelde igennem WhistleSystem som følger:
- Gå direkte til Svanerents Whistleblower System
- Udfyld skemaet med de nødvendige informationer, så administratorerne kan håndtere anmeldelsen. Anmeldelse i systemet sker anonymt. WhistleSystem er den eneste kanal, hvor anmeldelser kan foretages anonymt.
Login kan benyttes af alle relevante interessenter, som Svanerent har ønsket skal have adgang til whistleblowerordningen.
Efter anmeldelsen er sendt vises et unikt rapport-ID som skal gemmes et sikkert sted. Dette ID giver dig adgang til at logge ind og åbne anmeldelsen igen. Du kan derved starte en anonym dialog, sende eventuel dokumentation og svare på uddybende spørgsmål fra administratorteamet. Svanerent opfordrer whistlebloweren til at logge ind jævnligt efter anmeldelsen er sendt for at kunne svare på eventuelle opfølgende spørgsmål.
Der henvises til brugermanualen til systemet for en detaljeret gennemgang af anmeldelsesprocessen.
Hvordan behandles rapporter?
Rapporterne behandles af Svanerents administratorteam.
Processen forløber som følger:
- Administratorteamet giver besked til whistlebloweren om, at anmeldelsen er modtaget inden for 7 dage.
- Administratorteamet vurderer og kategoriserer anmeldelsen og forestår en indledende undersøgelse. I denne fase er det muligt, at administratorteamet har brug for mere information eller dokumentation fra whistlebloweren. Teamet vil starte en anonym dialog med whistlebloweren igennem systemet.
- Behandlingen af anmeldelsen påbegyndes og tilrettelægges efter anmeldelsens karakter. Indledningsvist foretages en intern behandling af sagen. Sager af særlig grov karakter, eller som påbyder det, vil blive videregivet til politiet til videre behandling.
- Whistlebloweren informeres om hvad der er gjort i sagen inden 3 måneder fra anmeldelsens modtagelse. Hvis sagen er længerevarende opdateres whistlebloweren løbende.
- Anmeldelsens eventuelle persondata behandles, jf. Svanerents privatlivspolitik for at sikre at persondatalovgivningen følges.
- Når anmeldelsen ikke længere er relevant slettes den fra systemet.
Repressalier
En del af direktivet fastslår, at whistleblowere ikke må straffes for at stå frem med oplysninger. Dermed skal whistlebloweren ikke bekymre sig om fremtidige konsekvenser for karriere og privatliv som følge af anmeldelsen. Såfremt anmeldelsen er relevant under whistleblowerdirektivet, vil whistlebloweren altså ikke kunne straffes af Svanerent efter anmeldelsen er indgivet.
Dette inkluderer følgende straffe (repressalier):
- Opsigelse
- Suspension
- Degradering
- Undladt forfremmelse
- Ændring i arbejdstid og -opgaver
- Nedgang i løn
- Intimidering, chikane og social udelukkelse på arbejdspladsen
Med Svanerents whistleblowerpolitik ønskes der at lægge op til større åbenhed og mere sikkerhed for den enkelte medarbejder eller andre interessenter.
Sikkerhed
Systemet anvender en række sikkerhedsforanstaltninger som gør, at du som whistleblower er sikret. Nogle af disse omfatter:
- Fuld kryptering gennem hele processen
- ISO 27001-certificeret (informationssikkerhed)
- ISO 27701-certificeret (overholdelse af GDPR)
- ISO27001-godkendte servere i Europa
- Schrems II-compliant
- SSL-teknologi
- Shield og WAF på applikationsniveau
- To-faktorgodkendelse på administratorniveau
- Redundans på både applikations- og databaseniveau
- Arkitektur bygget på den nyeste teknologi
- Løbende AI-monitorering
- Ingen IP-logning
Spørgsmål
Spørgsmål til Svanerents whistleblowerordning kan stilles til: Administrator (Henrik Andersen), Administrator (Lena Winsløv Lundbek)
Whistleblowerordning
Rapporter igennem vores whistleblowerordning her
Du kan også læse vores whistleblowerpolitik her
